Bir Düstur Üç Teknik İle Zaman Yönetimi

Zamanı yönetmek, insanın en büyük imtihanlarından biri. Bu imtihandan geçebilenlerin sayısı da geçemeyenlere göre daha fazladır. Nitekim, Peygamber Efendimiz(s.a.v) bir hadisi şeriflerinde şöyle buyurmuşlar: “İki nîmet vardır ki insanların birçoğu onlarda aldanmıştır: Sıhhat ve boş vakit.”

Hadis-i şerifte işaret edildiği üzere zaman yönetimi insanların yanıldığı hususlardan biridir. Zor bir süreç olan zamanı değerlendirme işi, modern zamanla birlikte daha da güç hale gelmektedir. Eski zamanlarda vaktinin çoğunu temel geçim faaliyetleri için harcayan insanın yerini, boş zaman yahut tatil olgusuyla tanışan modern çağın insanları aldı.

Günümüzde mesai ve tatil uygulamaları, bunun yanında teknoloji ve hizmet sektöründe görülen gelişme gibi bir çok faktör temel ihtiyaçlar için harcanan zamanın dışında kalan boş vakitleri getirdi. Buna mukabil çok yönlü becerilerin talebi, modern hayatın karmaşık yapısı, bir bakıma da her şeye yetişme çabası insanın önüne daha fazla yapılması gereken şeyler getirdi. Neticede zamanı yönetmek önemli bir problem olarak karşımızda duruyor.

Zamanın Kıymetini Bilmek

Teorik açıdan bakıldığında çoğu insan zamanın kıymetini bilir. Zamanın en kıymetli hazine olduğu konusunda herkes hem fikirdir.  Fakat, uygulama hususunda problemler başlar. Zamanın kıymetini bilenlerin çokluğuna karşılık, zamanı yönetebilenlerin azlığı görülür. Kafamızda yapılacak onca iş varken, çeşitli sebeplerle zaman boşa akıp gider. Yapılacaklar hep daha sonraki bir vakte ertelenir. Böylelikle insan, hadis-i şerifte ifade edilen çoğunluğun arasına dahil olur.

Zamanı verimli yönetebilmek hususunda bir çok insan kafa yorar. Planlar yapılır, kararlar alınır.  Gayretli bir şekilde işe başlanır. Ne yazık ki, bu insanların önemli bir kısmı da devamını getiremez. Burada eksik olan bir şey vardır: motivasyon.

Motivasyonun yanı sıra birçok faktör de zaman yönetimini ve alınan kararlara uymayı engeller. Yapılacaklar konusunda belirsizlikler, unutkanlık, önemli önemsiz ayrımının yapılmamış olması, düzensizlik, erteleme alışkanlığı gibi bazı durumlar bunlardandır. 

Bir Düstur: Boş Kalmama Düsturu

Zaman yönetimi için ilk olarak bakış açısı ve düstur edinmemiz lazım. Biz buna boş kalmama düsturu ismini verdik. Düsturun hareket noktası, 'Bir işi bitirince hemen diğerine sarıl.'(İnşirah Suresi, Ayet 7)ilahi  emridir. Zamana bakış açımızı bu düstur doğrultusunda şekillendirmemiz çok önemlidir. Zamanı öldürmek yerine, her vakti verimli geçirmek ancak bu bakış açısıyla mümkün. Tefekkür etmek, dinlenmek, çalışmak, çeşitli ibadetler, beslenme ve uyku... bu düsturun icabı olarak yapılacak şeylerden.

Malayaniden uzak kalmak da bu düsturun bir diğer önemli noktası. Malayani, işleri ertelemeye, vakit kaybına yol açabiliyor. Öyle ki, malayaniyi terk etmek de İslamın şiarındandır.

Zamanı Yönetmek İçin Üç Teknik

Bir problemi ortadan kaldırmanın en etkili yolu, probleme sebep olan faktörleri değiştirmektir. Mesela, motivasyonu artırma, belirsizliği giderme, unutkanlığı azaltmak için not tutma, düzenli yaşama gibi alışkanlıklar ile zaman yönetimi konusunda adımlar atılabilir. 

Bahsedeceğimiz teknikler ile zaman yönetimi alışkanlıklarını kontrol edebilmek kolay olacaktır. Ancak, tekniklere geçmeden önce bir kaç madde ile nasıl fayda sağlayacağına temas edelim:

• Belirsizlikleri ortadan giderir. Bu da günlük hayatta yaşadığınız stresi ortadan kaldırır.
• Motivasyonunuz artar. 
• Öncelikli işlerinizi sıraya koyarsınız. 
• İlerleme durumunuzu görürsünüz. 
• Somut hedefleriniz olur. 

1. Yapılacaklar Listesi

Uygulaması oldukça basit bir tekniktir. Günlük, haftalık ya da daha uzun zamanlar için yapılacaklar bir yere yazılır. Her madde tamamlandıktan sonra üzerine işaret konulur. Böylelikle hem tamamladığınız işleri görürsünüz hem de geriye kalanları. Yazdığınız listenin yanına önem durumuna göre işaretler, bitirme tarihi gibi notlar alabilirsiniz. Bu önemli işlere öncelik vermenizi ve hangi vakte kadar yetiştirmeniz gerektiğini görmenizi sağlar. Ayrıca, tamamladığınız her görev için atacağınız işaretler, beyninizde mutluluk hormonlarını hareketlendirir. Tik atmanın inanılmaz lezzetini yaşarsınız. 

2. Kanban Tekniği

Kanban Tekniği 1940'lı yıllarda Toyota firmasında mühendis olarak çalışan Taiichi Ohno tarafından geliştirilmiştir. Tekniğin temel amacı verimliği artırmak olup, yapılacakları görselleştirmek ve sınırlandırmak esasına dayanır. Teknik sayesinde 'yapılacaklar' görsel hale getirilir ve 'yapılıyor' olanlar da sınırlandırılır. 

Tekniği uygulamak için bir pano, tahta vb. eşya üzerinde üç sütun oluşturun. Birincisi 'Yapacaklarım', ikincisi 'Yapıyorum', üçüncüsü ise 'Yaptım' sütunu olacak. Yaptığınız işlerin durumuna göre sütun sayısını artırabilirsiniz. Fakat, üç sütun işinizi görecektir. Sütunları ayarladıktan sonra ilk olarak yapacaklarınızı post it kağıtlara yazın ve 'Yapacaklarım' kısmına yapıştırın. Yapmaya başladığınız görevleri 'Yapıyorum' bölümüne, tamamladıklarınızı da 'Yaptım' kısmına taşıyın. 

'Yapacaklarım' sütununda yer alan her madde görevlerinizi somutlaştırırken, 'Yapıyorum' kısmına taşıdığınız maddeler sınırlarınızı belirler. O esnada yaptığınız işleri sınırlandırır. Arka planda zihniniz de o sınır dahilinde çalışır. Son olarak 'Yaptım' kısmına taşıdığınız görevler motivasyonunuzu artırır. Bir işi tamamlamanın sonucunda beyinde mutluluk hormonları salgılanır. 

Kanban Tekniği hakkındaki deneyimlerimi okumak isterseniz tıklayın:

 Zamanı Yönetmek ve Motive Olmak İçin Bir Teknik: Kanban Tekniği

3. Pomodoro Tekniği

Yapılacaklar listesi yahut Kanban Tekniği ile ne yapacağınıza karar verdiniz. Yani yapılacak işi ve işin zamanını ayarladınız. Dikkatiniz dağılmadan bu işe odaklanmanız lazım. Fakat, etrafınızda o kadar çok dikkat dağıtıcı unsur var ki, odaklanma süresini uzun tutmak çok güç. Pomodoro tekniği işte bu noktada devreye girer. Zamanı etkili kullanmanızı, bölünmeden çalışmanızı, kendinizi kontrol etmenizi sağlar.

Pomodoro, zamanı 25 dakika çalışma süresi ve 5 dakika dinlenme süresi olarak kullanma tekniğidir. 25 dakika boyunca başka şeylerle ilgilenmeden belirlediğiniz konu üzerine odaklanmanız gerekir. 25 dakika tamam olunca 5 dakika mola verilir. Dört pomodoro'dan sonra 15-20 dakika süreli mola verilebilir. 

Bu teknik sayesinde odaklanma problemleri, bir işten başka bir işe atlama, isteksizlik gibi problemlere çözüm bulabilirsiniz. Yalnız tekniği uygularken bazı kurallara dikkat etmeniz önemlidir: telefon vb. cihazları sessize almak, çalışma için ihtiyacınız olan araç-gereçleri yanınızd bulundurmak gibi basit kurallara dikkat etmek gibi. Ayrıca akıllı cihazlar için pomodoro uygulamalarını da kullanabilirsiniz. Uygulamalar, sizin isteğiniz doğrultusunda, telefon bildirimlerini durdurur, sizi işinize yönlendirmeye çalışır.

İlk başlarda bu tekniği uygulamak zor olsa da bir kaç denemeden sonra rahatlıkla uygulayabilirsiniz. Pomodoro tekniği özellikle ders çalışmak için idealdir.

Sonuç

Sonuç olarak Kanban Tekniği ile Pomodoro'yu bir arada kullanmanız faydalı olacaktır. Kanban Tekniği ile yapacaklarınızı görselleştirirken, pomodoro ile zamanı yönetmeniz kolaylaşır. Çeşitli sebeplerle Kanban Tekniği uygulamak zor olacaksa Yapılacaklar Listesi de işinizi görür.

Zaman Her Şeye Yeter mi? başlıklı yazı bu konunun tamamlayıcısı niteliğindedir. Okumak isterseniz tıklayın.