Zamanı Yönetmek ve Motive Olmak İçin Bir Teknik: Kanban Tekniği

Yapılacak o kadar iş var. Fakat o işleri yapmak için gayret ve motivasyon lazım. Birçok insan bir işe başlarken gayretli ve iştahlı oluyor. En azından bizim memleketin insanı böyle. Ders çalışması gereken öğrenciden tutun, sorumluları biriktikçe biriken bir iş insanına kadar büyük çoğunluğumuz böyle bir durum içine düşüyoruz. Türk gibi başla, Alman gibi bitir sözü, bizim bu özelliğimizi vurguluyor. 

Ertelemek, can sıkıntısı ve özellikle de ne yapacağını bilememe durumu işe gayretle başlasak dahi devamını getirmemize engel oluyor. Hep yarına erteliyoruz, yarınların sonu gelmiyor. Başlamak istiyoruz, nereden başlasak diye düşünürken motivasyonumuz kayboluyor. 

İşte, bu durumları ortadan kaldırmak için bir teknik var: Kanban tekniği. İlk olarak Japonya'da bir fabrika yöneticisinin performansı artırmak için böyle bir tekniği kullandığı iddia ediliyor. Bu fabrikanın dünyanın önde gelen araba firmalarından biri olduğunu da söyleyenler var. Bunlar tekniğin çıkışında etkili olsa da bizim için önemli olan tekniğin uygulanışı ve bize sağlayacağı faydalar. 

Tekniğin temel mantığı yapılacakları yazıya dökmek, somutlaştırmak ve göz önünde bulundurmak. Öncelikle levha, pano benzeri bir şeye ihtiyacınız var. Bu bir kağıt da olabilir. Çizdiğiniz iki çizgi ile kağıdı kağıdı üç eşit parçaya bölüyorsunuz: Yapılacaklar(Yapacaklarım), Yapılıyor(Yapıyorum), Tamamlandı(Yaptım). İşte başlıklarımız da hazır. Şimdi yapacağınız işleri yapılacaklar sütununa yazabilirsiniz. Bunu post itlerle yapabilirsiniz. Böylece görevleri sütunlarda taşımak kolaylaşıyor. Bir işe başladığınızda onu 'Yapılıyor' kısmına taşıyor, görev tamamlanınca post iti 'Tamamlandı' kısmına başlıyorsunuz. Motivasyonu etkileyen kısım da işte burası. 'Tamamlandı' kısmına taşıdığınız her görevi beyniniz ödül olarak algılayacağı için motivasyonunuz da artacak. Ayrıca yapmanız gerekenler somut ve görsel halde göreceğiniz için yapılması daha kolay olacak. 

Kanban Tekniği buradaki karmaşık görevlerin, yukarıdaki görselde olduğu gibi sistemli olmasını sağlar.

Kanban Tekniği için mobil ve masaüstünde kullanabileceğiniz çeşitli uygulamalar mevcut. Bunlardan biri de Tirello uygulaması.

Tirello Uygulaması Deneyimim

Tirello, mobil ve masaüstü cihazlarınızda senkronize kullanabileceğiniz bir kanban tekniği uygulaması. Uygulama üzerinde çok sayıda hazır şablondan yararlanabileceğiniz gibi, görsellerle destekleyebileceğiniz şablonu kendiniz de oluşturabilirsiniz. Kullanımı oldukça basit ve kolay. Atadığınız görevleri, alt gruplara ayırabilir, son bitiş tarihi ekleyebilirsiniz. Uygulamanın bir güzel tarafı da şu: android cihazlarda ana ekrana widget ekleyebiliyorsunuz. İstediğiniz liste gözünüzün önünde duruyor. Ayrıca tarihi yaklaşan görevler için bildirim seçeneği de bulunuyor. Tirello'nun işbirliği içinde çalışmayı kolaylaştırdığını, aynı göreve farklı kişileri ortak olarak ekleyebildiğinizi ve birlikte görevleri takip edebildiğinizi de ilave edelim.

Uygulama bana oldukça fayda sağladı. Bazı hususlarda yaşadığım erteleme alışkanlığımı değiştirdim. Son olarak başka mobil ve masaüstü uygulamalar da var. Tirello'yu birkaç ay kullandım.Ve oldukça faydasını gördüm. Fakat Dijital Minimalizm yazımda belirttiğim üzere ekranda geçirdiğim süreyi azaltma hedefim doğrultusunda Tirello'yu kullanmaktan vazgeçtim. Artık kanban tekniğini ajandam üzerinden uyguluyorum. Her ay için yapılacak işleri önem sırasına göre yapılacaklar kısmına yazıyorum. Sonra başlıyorum uygulamaya. Tamamlandı kısmına taşınan ilk görev ile diğer görevleri yapma motivasyonum artıyor.

İster Tirello üzerinden ister başka bir uygulama ya da pano üzerinden Kanban Tekniği'ni uygulayın. Dikkat etmeniz gereken en önemli nokta, aynı anda tek iş kuralını önemsemek olacaktır.